【無料】定時株主総会議事録のひな形│弁護士による作成時の解説付き
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ここでは、定時株主総会の議事録を、簡単に作成できるひな形を公開しています。一から作るよりも格段に早く、必要な情報をきちんと盛り込んだ議事録ができるでしょう。無料ですので、ぜひご活用ください。
この書面の利用シーン、意義概要
定時株主総会を開催した際に、その議事の内容を記録するために作成する書面のフォーマットです。株主総会を開催した場合、株式会社はその議事録を作成しなければなりません。
作成された議事録については、その会社の本店で10年間保管しなければならず、また支店においても、原則として5年間、議事録の写しを保管しなければなりません。
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契約書の一部抜粋
第●回定時株主総会議事録
20●●年 ●月●●日（●曜日）午後●時、当社本社会議室において第●回定時株主総会を開催した。
株主の総数 ●名
発行済株式の総数 ●●●株
議決権を行使できる株主の数 ●名
議決権を行使できる株主の議決権の数 ●●●個
出席株主数（委任状によるものを含む） ●名
出席株主の議決権の数 ●●●個
出席取締役 ●●●● （議長兼議事録作成者） 定款第●●条第●項の定めにより、代表取締役●●●●が議長となり、開会を宣言し、本日出席した株主数及びその議決権の数を報告し、本総会に付議される全議案の決議に必要な定足数を満たしており、適法に決議できる旨宣し、引き続き議案の審議に入った。
(以下、ダウンロードすると全文をご確認頂けます)
この書面の重要ポイント
定時株主総会においては、その期における事業報告を行わなければならず、また一定の要件を満たす会社を除き、計算書類（貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書および個別注記表を指します）につき承認を得なければなりません。
このため株主総会議事録においても、「報告事項」と、「決議事項」のうちの「計算書類の承認」については記載が必須となります。
また、「事業報告」と「計算書類の承認」以外について、定時株主総会において決議したい事項がある場合（たとえば、取締役の選任や定款の変更、譲渡制限株式についての譲渡承認など）、それらの事項についても、株主総会の議案とすることができます。
もっとも、株主総会の招集通知に記載のない事項は、原則として株主総会で議案とすることはできません。ご注意ください。
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