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この記事でわかること

  • 経理処理の概要や大まかな流れ
  • 経理処理における2つの大きなルール
  • 経理処理の効率を高める2つのポイント
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はじめに

経理は、会社のお金を管理する業務を言います。日々の売上、仕入れなどによる現金の動きの記録、従業員の給与や保険の計算、貸借対照表や損益計算書といった財務諸表の作成など、業務範囲は多岐に渡るのが特徴です。

この記事では、創業1~2年目の会社向けに、経理の基本知識経理処理のルールについてご紹介しています。

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1.経理処理の基本知識

まずは、経理処理における基本知識を、一緒に確認していきましょう。

①経理とは何か

経理とは、会社のお金の出入りを記録し、整理を行った上で、決算書類を作成する業務を言います。

決算書類は、経営者であれば会社運営の判断、株主であれば投資の判断、金融機関であれば融資の判断といったように、会社を取り巻く関係者(ステークホルダー)の行動指針となる重要な資料です。

そのため、経理は単に数字のやりくりをするものではなく、会社の将来を左右する重要な業務と言えるでしょう。

②決算書類の種類

経理処理は、決算書類の作成がゴールです。では、決算書類には何があるのでしょうか。下表に、種類とそれぞれの内容をまとめました。

決算書類の種類内容
貸借対照表別名B/S(Balance sheet)。資産の部、負債の部、純資産の部で構成され、企業がどの程度の財産を保有しているのかを示す
損益計算書別名P/L(Profit and Loss Statement)。会計期間内の収益と費用が記載され、企業がどの程度の利益を獲得しているのかを示す
株主資本等変動計算書資本金や剰余資本金、利益剰余金といった株主資本(株主に帰属する部分)が、会計期間内でどのように変動したのかを示す書類
個別注記表決算書を正確に読み解くための補足をまとめた書類。会計方針や表示方法の変更、株主資本等変動計算書などに関する注記を記載する
附属明細書他の決算書だけでは知り得ない決算内容を記した書類。有価証券の銘柄や数量といった内訳を示す有価証券明細表、有形固定資産・無形固定資産の会計期間内の増減額などをまとめた固定資産等明細表などがある
事業報告書決算、事業内容、経営目標など、企業の状況に関する事項がまとめられた書類

③経理処理にまつわる言葉と大まかな流れ

繰り返しになりますが、経理では、上記の決算書類作成のために「何にいくら使ったのか」「何がいくら入ってきたのか」などを逐一記録し、整理することが求められます。

この方法を簿記と言い、「何にいくら使ったのか」「何がいくら入ってきたのか」という1件1件を取引、記録に使うものを仕訳帳、整理してまとめるものを帳簿と言います。

そして帳簿を元に作成される書類が試算表、それを使って行うのが決算整理です。決算書類は決算整理を行った上で、作成をすることになります。

以下、経理処理の大まかな流れです。

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2.経理処理における2つのルール

次に、経理処理において最も基本的な2つのルールをご紹介します。

①取引は複式簿記で記録する

経理では、日々の取引を仕訳帳に記録します。仕訳とは、ひとつの取引を借方貸方のふたつの項目に分け、勘定科目と金額をセットで記述することです。この方法を複式簿記と言います。

たとえば、1,500円の本を現金で購入したとしましょう。複式簿記のルールに従えば、借方に「書籍(※) 1,500」貸方に「現金 1,500」、といった形で記録されます(※厳密には書籍ではなく、新聞図書費)。

反対に、ひとつの取引をひとつの項目で記述する方法が単式簿記です。先の例で言えば、「書籍 1,500」と記入することになります。

ところが単式簿記のような記述だと、購入する際に本当にその場で現金を出したのかどうか、第三者は判別ができません。本当はクレジットカードで購入していたのでは……?と、見られてしまうこともあるでしょう。

そのような意味で、複式簿記は、信用性や安全性を担保する記述方法と言うことができます。

・借方と貸方の考え方

経理に慣れていない場合、借方・貸方を捉えにくいかもしれません。そういった場合は、先に貸方から考え、貸方に「相手に何をされたか(or 相手に何をしたか)」を、借方に「その結果、どうなったか」を記載すると考えてみてください。

別の例を見てみます。今度は、「1月20日に、3,000円の椅子をクレジットカードで支払った」場合です。

まず貸方ですが、このときはお店(相手)にクレジットカードを使っていることになるので、「クレジットカードで支払い(※) 3,000」となります(厳密には、未払金)。

次に借方は、クレジットカードを使った結果、3,000円の椅子を手に入れたということで「椅子(※) 3,000」(※同、消耗品費)となります。

仕訳帳に書くと、このようになるでしょう。

日付借方貸方
1月20日椅子 3,000クレジットカードで支払い 3,000

ところで、クレジットカードは、後になって登録した銀行口座から購入代金が引かれます。3月4日に普通預金口座から引き落としがあった場合は、どうしたらいいでしょうか。

また貸方から考えてみましょう。この場合は、クレジットカード会社(相手)に普通預金を引き落とされたことになるので、「普通預金 3,000」となります。

一方、借方は、クレジットカードの料金3,000円がなくなったということで、「クレジットカードの料金(※) 3,000」(※同、未払金)と記します。

まとめると、こうなります。

日付借方貸方
1月20日椅子 3,000クレジットカードで支払い 3,000
3月4日クレジットカードの料金 3,000普通預金 3,000

もちろん、こうした借方・貸方の考え方は、あくまでひとつの参考です。業務に取り組む中で、よりしっくりくる考え方を見つけてみてください。

②取引は勘定科目に分類して記録する

経理処理には、もうひとつ重要なルールとして勘定科目があります。勘定科目は、取引を記録する際に用いられる分類項目のことです(上記の※で記載した用語も、そのひとつです)。

勘定科目には法律による規定がないため、会社によって呼び方はさまざま。しかし、中には、多くの企業で同じように使われている項目もあります。いくつかご紹介しましょう。

勘定科目概要
現金紙幣、硬貨以外に小切手、郵便為替証書なども含まれる
売掛金取引先や顧客から、後ほど支払われることになっているお金
買掛金取引先に、後ほど支払うことになっているお金
未払金取引先以外の相手に、後ほど支払うことになっているお金
売上高商品を販売したときやサービスを提供をしたときに獲得したお金
仕入高商品販売やサービス提供のために使ったお金
接待交際費取引先との関係維持や得意先を増やすために使ったお金
旅費交通費業務を遂行する上で利用した交通機関の費用や宿泊代金など
事務用品費事務に使う物品を購入したときのお金
消耗品費使用可能年数1年未満 or 10万円未満の物品を購入したときのお金
新聞図書費業務を遂行する上で参考にした書籍や新聞の購入費用など
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3.経理処理の効率を高めるポイント2つ

最後の章は、経理処理の効率を高めるポイント2つのご紹介です。

①会社の業務を理解する

経理を行う上では、会社の業務を知っておくに越したことはありません。会社の目的は利益を獲得することにあり、そうである以上、何らかの活動を行う度にお金の出入りが伴うからです。

「どのタイミングで買掛金が生じるのか」「請求はいつで、実際に入金されるのはいつ頃なのか」。事前に業務の特徴を掴んでおけば、先手で仕事をこなすことができ、イレギュラーが起きても冷静に対処できるでしょう。

②経営者や従業員と密にコミュニケーションを取る

経営者や従業員と、密にコミュニケーションを取ることも大切です。経営者の場合は、会社の方針などの理解につながり、適切な決算書類の作成に役立ちます。上述した業務の理解も容易になるでしょう。

従業員の場合、たとえば備品を購入した領収書や、年末調整に必要な書類をすぐに提出してくれるようになるなどが期待できます。ひいては自分の日々の業務が円滑になるので、良好な関係を築けるように心がけてみてください。

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まとめ

  • 経理処理は、日々のお金の出入りを記録し、計算、整理を行った上で決算書類を作成する業務。
  • 経理処理におけるルールは2つ。ひとつは、取引は複式簿記で記録すること。もうひとつは、記録の際には勘定科目に分けて分類すること。
  • 経理処理の効率を高める方法として、業務の理解を深めたり、経営者・従業員とコミュニケーションを取るなどがある。
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おわりに

経理処理は、守るべきルールが多い業務です。

判断に迷ったときは解決を急がず、精通している人にアドバイスを求めるようにしましょう。

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