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会社設立に必要な準備物・書類キャッチ

この記事でわかること

  • 登記申請時に必要な準備物・書類
  • 提出方法と不備があったときの対処法
  • 登記申請後に必要な準備物・書類
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はじめに

会社を設立する際は、本店所在地を管轄する法務局に、登記申請書をはじめとする多くの書類を用意しなければいけません。しかし、ただ目についたものから用意をする方法では、不備や書類の不足が起き、審査時に引っかかる可能性が高くなります。

そこでこの記事では、株式会社設立において必要な各書類の特徴と、その提出方法をご紹介しています。申請時の手間をできる限り減らすためのガイドとしてください。

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1.登記申請時に必要な準備物・書類

まずは、必要な準備物や書類それぞれのご紹介です。

登記申請に関する書類は10種類以上と多岐にわたりますが、実は①どんな場合でも必要になるものと、②場合によって必要になるものに大別できます。

①どんな場合でも必要になる準備物・書類

どんな株式会社の設立においても必要となる準備物・書類は以下のとおりです。まずは、こちらを用意するようにしましょう。

どんな場合でも必要になる準備物・書類
登記申請書
登録免許税納付用台紙
定款
発起人の同意書
設立時取締役の就任承諾書
印鑑届出書
代表取締役の印鑑証明書
登記事項を記録した電磁的記録媒体(CD-Rなど)

では、以下でそれぞれを詳しく見ていきましょう。

・登記申請書

登記申請書は、法務局のウェブサイトから雛形をダウンロードできます。基本的には記入例を見ながら、作成をすれば問題ないでしょう。金額や数量などに用いる数字は算用数字が原則です。2枚以上となる場合は、綴目に代表者1人の契印を押します。

・登録免許税納付用台紙

登録免許税納付用台紙は、登録免許税分の収入印紙を、A4のコピー用紙に貼り付けたものです。登録免許税の納税額は、資本金額の0.7%(15万円未満の場合は15万円)と定められています。登記申請書と台紙の綴目に、登記申請書に使用した印鑑(会社の実印)で契印を押すのを忘れないようにしてください。

・定款

定款は、会社の取り決めをまとめた文書です。登記申請する際は、事前に公証役場で認証を受けておかなければいけません。構成は、「総則」「株式」「株主総会」「取締役」「計算」「附則」が一般的です。末尾には発起人全員の記名と実印の押印が必要となります。

・発起人の同意書

発起人の同意書は、発起人が定めなければならない内容を記載した書類です。具体的には、本店所在地、資本金の額、株式数や払込金額、電子公告のURLなどがあげられます。書類の一番下には、発起人全員の住所と名前、実印の押印が必要です。

・設立時取締役の就任承諾書

会社設立時に取締役となる人が、取締役になることを承諾した旨を証明する書類を言います。記載する内容は、承諾したことを示す文章や、取締役となる人の住所と名前、実印の押印などです。

・印鑑届出書

印鑑届出書は、会社の実印を法務局に届け出るときに必要な書類です。登記申請書と同じく、法務局のウェブサイトに雛形が用意されています。雛形に記載されている「提出する印鑑」は会社の実印、「市区町村に登録済の印鑑」は代表取締役の実印となるので注意しましょう。

・代表取締役の印鑑証明書

当該の実印がその人のものである(他人のものを使っていない)ことを証する書類です。作成後3ヶ月以内のものを添付してください。なお、印鑑証明書を提出する人は、取締役に就任した際に必要となる本人確認証明書が不要となります。

・登記事項を記録した電磁的記録媒体(CD-Rなど)

申請する登記事項をテキストファイルとして保存し、それを記録したものです。各項目を「」で括る、数字はすべて全角にするなどのルールがあります。

②場合によって必要になる準備物・書類

次に、場合によって必要になる準備物・書類です。以下の表で、必要なものとそれが必要になるケースをご確認ください。

場合によって必要になる準備物・書類必要となるケース
設立時代表取締役の就任承諾書取締役が2名以上いるとき
設立時監査役の就任承諾書監査役を置くとき
代表取締役以外の役員の本人確認証明書取締役会を置くとき
代表取締役以外の取締役の印鑑証明書取締役会を置かないとき
払込があったことを証する書面発起設立のとき
株式払込金保管証明書募集設立のとき
調査報告書現物出資があるとき
財産引継書現物出資があるとき
資本金の額の計上に関する証明書現物出資があるとき
検査役の調査報告書とその附属書類 or 弁護士などの証明書とその附属書類現物出資が500万円を超えるとき

こちらも同様に、それぞれについて詳しく解説します。

・設立時代表取締役の就任承諾書

設立時に代表取締役となる人が、代表取締役となる旨を承諾したことを示す書類です。基本的に、記載する内容は取締役の就任承諾書と変わりません。

・設立時監査役の就任承諾書

監査役の承諾書も、取締役や代表取締役と同様のフォーマットで作るのが一般的です。

・代表取締役以外の役員の本人確認証明書

本人確認証明書には、住民票記載事項証明書(個人番号記載なし)や戸籍の附票などがあります。運転免許証を利用することもできますが、その際は両面をコピーし、本人が「原本と相違がない。」と記載し、記名と押印をしなければいけません。

・代表取締役以外の取締役の印鑑証明書

印鑑証明書は、代表取締役のと同様、3ヶ月以内のものです。

・払込があったことを証する書面

払込があったことを証する書面は、調達した資金が口座に払込されていることを証明する書類です。書類の一番下に代表取締役の氏名を記し、会社の実印を押印。その後、利用した口座の通帳の表紙と裏表紙、入金が記録された通帳のページ、それぞれをコピーして一緒に綴じ込みます。

・株式払込金保管証明書

株式払込金保管証明書は、発起人などから現金出資の払込が行われたとき、金融機関に発行してもらう書類です。

・調査報告書

調査報告書は、現物出資した財産の評価額が妥当かどうか取締役が調査を行い、その結果を記載した書類です。金額が正当なものと認める旨のほか、出資の履行が完了していること、会社設立の際に法令や定款を遵守していることなどを記載します。書類の一番下には、取締役全員の記名と、実印の押印が必要です。

・財産引継書

財産引継書は、現物出資された財産の詳細、および評価額を記した書類です。出資者の記名と、実印の押印をしてもらうようにします。

・資本金の額の計上に関する証明書

資本金の額の内訳を示す書類です。払込を受けた金銭の額、現物出資の価額、それらの合計金額、資本準備金の額などを記入します。作成が終わったら代表取締役が署名し、会社の実印を押印します。

・検査役の調査報告書とその附属書類 or 弁護士などの証明書とその附属書類

現物出資が500万円を超える場合は、第三者に調査を依頼し、その報告書(or 証明書)が必要となります。費用と時間を要するため、そもそも500万円以下に抑えるほうが一般的です。

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2.登記申請時の書類提出方法

会社設立に必要な準備物・書類が用意できたら、いよいよ法務局に提出です。

①書類のチェック

提出の際には記載漏れがないか、押印の間違いはないか、添付書類は足りているかなど入念にチェックをしてください。万が一記入ミスがあった場合に、別の人が修正できるように捨印を押しておきます。

②持参か郵送で提出

チェックが終わったら、各書類を重ねてホチキスで止めます。特に順番は決まっていませんが、登記申請書に従いながら重ねるといいでしょう。完成したら法務局に持参するか、郵送で提出します。

③もし不備があったら……

書類に不備があった場合は、法務局から補正依頼の連絡が来ます。内容を確認し、すぐに訂正できるものだったら、法務局に行くか郵送で対処しましょう。その場での訂正が難しい場合は、一旦申請を取り下げ、再度書類の作成を行います。

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3.登記完了後に必要な準備物・書類

「登記申請が通り、無事に会社設立ができた」。大量の手続きを終えて安堵したいところですが、設立後は設立後で、次のものを用意する必要があります。

①登記事項証明書

登記事項証明書は、設立した後に法務局で発行してもらえる書類です。銀行の法人口座の開設や、税務署での手続きに必要になるので早めに取得しましょう。

②各税金関連の届出書

各税金関連の届出書も、設立した後に準備しなければならない重要な書類です。特に法人設立届出書や給与支払事務所等の開設届出書は、いずれの会社も必要なもの。届出期限が決まっているので、当サイトの別記事や税務署のウェブサイトを参考に、提出しそびれのないようにしていきましょう。

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まとめ

  • 会社設立で必須となる登記申請では、多数の準備物や書類が必要となる。まずはそれぞれの特徴を掴むのが第一歩。
  • 提出するときは、不備がないか入念にチェック。法務局から連絡が来たら、修正箇所をよく確認して補正する。
  • 登記申請後にも必要な準備物・書類は多数。何が必要なのか、事前によく確認しておこう。
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おわりに

会社設立に必要な準備物・書類を用意するとき、その数の多さに圧倒されて「何から始めていいのやら……」と途方に暮れてしまうかもしれません。

何が必要なのか把握したら、「いつ」「どれから用意するか」スケジュールを組むのもいいでしょう。

また、冒頭でご紹介したKnowHowsの「みんなで事業相談」の利用もおすすめします。

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この記事を書いた人

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