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【無料】定時株主総会議事録のひな形│弁護士による作成時の解説付き

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この書面の利用シーン、意義概要

定時株主総会を開催した際に、その議事の内容を記録するために作成する書面のフォーマットです。株主総会を開催した場合、株式会社はその議事録を作成しなければなりません

作成された議事録については、その会社の本店で10年間保管しなければならず、また支店においても、原則として5年間、議事録の写しを保管しなければなりません。


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契約書の一部抜粋

第●回定時株主総会議事録

20●●年 ●月●●日(●曜日)午後●時、当社本社会議室において第●回定時株主総会を開催した。

株主の総数                  ●名

発行済株式の総数 ●●●株

議決権を行使できる株主の数       ●名

議決権を行使できる株主の議決権の数 ●●●個

出席株主数(委任状によるものを含む)     ●名

出席株主の議決権の数        ●●●個

出席取締役 ●●●● (議長兼議事録作成者)      定款第●●条第●項の定めにより、代表取締役●●●●が議長となり、開会を宣言し、本日出席した株主数及びその議決権の数を報告し、本総会に付議される全議案の決議に必要な定足数を満たしており、適法に決議できる旨宣し、引き続き議案の審議に入った。

(以下、ダウンロードすると全文をご確認頂けます)

この書面の重要ポイント

定時株主総会においては、その期における事業報告を行わなければならず、また一定の要件を満たす会社を除き、計算書類(貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書および個別注記表を指します)につき承認を得なければなりません。

このため株主総会議事録においても、「報告事項」と、「決議事項」のうちの「計算書類の承認」については記載が必須となります。

また、「事業報告」と「計算書類の承認」以外について、定時株主総会において決議したい事項がある場合(たとえば、取締役の選任や定款の変更、譲渡制限株式についての譲渡承認など)、それらの事項についても、株主総会の議案とすることができます。

もっとも、株主総会の招集通知に記載のない事項は、原則として株主総会で議案とすることはできません。ご注意ください。

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