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【無料】臨時株主総会招集通知書のひな形と書き方│弁護士の解説付き

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【無料】臨時株主総会招集通知書のひな形と書き方│弁護士の解説付き

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臨時株主総会を開催する際には、事前に株主に招集通知を発送しなければいけません。ここでは、通知書面をスムーズに作れるひな形を公開するとともに、いつ株主に発送すればいいのか具体的な期限や作成のポイントを解説しています。


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この書面の利用シーン、意義概要

臨時株主総会を開催するために株主に対して送付する招集通知と委任状のフォーマットです。

本フォーマットでは、譲渡制限株式の譲渡についての承認、および本店所在地を変更するための定款変更を議案とすることを想定して招集通知を作成しています。

これら以外の議案について決議をする場合には、適宜議案を変更してご使用ください。

なお、株主総会の招集通知は、以下のとおり株主に発送する期限が決まっているため、必ずこの期限を守るようにしてください。

① 公開会社である場合

開催日の2週間前まで

② 非公開会社であり、かつ、取締役会設置会社である場合または取締役会非設置会社で定款に特段の定めがない場合

開催日の1週間前まで

③ 非公開会社で、取締役会非設置会社であり、かつ、招集通知の発送期限について定款で1週間より短い期間を定めた場合

定款に定める日まで

契約書の一部抜粋

臨時株主総会招集のご通知

拝啓 時下益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。

さて、当社臨時株主総会を下記のとおり開催いたしますことをここにご案内いたします。万障お繰り合わせの上、ご出席いただけますようお願い申し上げます。なお、当日ご欠席の場合は、お手数ながら同封の委任状に必要事項をご記入いただき、ご署名・ご捺印のうえ、ご返送くださいますようお願い申し上げます。

敬 具

1.日 時 20●●年●月●●日(●) 午前●時●●分

2.場 所 東京都新宿区●● ●●ビル●階 当社本店会議室

3.会議の目的事項   【決議事項】

第1号議案 株式譲渡承認の件

当社の株主である●●●●氏より、以下のとおり●●●●氏に対して当社株式を譲渡したいので、承認するか否かの決定の請求があったところ、譲受人である●●●●氏は当社の現株主であるため、当該株式譲渡を承認しても問題ないものと思われることから、当該株式の譲渡につき、承認をお願いするものであります。

(以下、ダウンロードすると全文をご確認頂けます)

この書面の重要ポイント

株主総会の招集通知には、少なくとも次の事項を記載する必要がありますので、記載漏れがないようご注意ください。

  1. 株主総会の日時、場所
  2. 株主総会の目的である事項
  3. 株主総会に出席しない株主が書面によって議決権を行使することができることとするときは、その旨
  4. 株主総会に出席しない株主が電磁的方法(メール等)によって議決権を行使することができることとするときは、その旨
  5. 議案の概要

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