【無料】個人情報保護に関する覚書のひな形と作成のコツ｜改正民法対応済
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覚書とは、「ある事柄を、当事者同士が守ると約束した」ことを証明する書類です。
こちらで用意している無料フォーマットは、個人情報を提供する側（個人情報提供者）が個人情報を受け取る側（個人情報受領者）に対して取り決めたルールを、お互いに守ると約束したことを示す書類となります。
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この覚書の利用シーン、意義概要
取引に関連して個人情報の提供が行われる際、当該個人情報の取り扱いについて慎重な管理等の取決めを定め、個人情報等の不正流出などのリスクをできる限り回避するための契約書フォーマットです。中小企業であっても、不正流出時には損害が甚大です。
他の契約書の中で個人情報の取り扱いに関する条項が規定されている場合も多いですが、詳細な内容までは定められていないことも多いことから、慎重な管理を情報受領者側に促すべく、本覚書を締結しておく意味があります。
覚書の一部抜粋
個人情報の保護に関する覚書
【個人情報提供者】（以下「甲」という。）と【個人情報受領者】（以下「乙」という。）とは、甲乙間で締結された20●●年●●月●●日付け「●●契約」（以下「本契約」という。）に関し甲の保有する個人情報を乙に開示するにあたり、以下のとおり個人情報の保護に関する覚書（以下「本覚書」という。）を締結する。
第1条 （目的）
本覚書は、本契約に関連して、甲が乙に預託し、又は乙が収集する個人情報の適切な保護を目的として､乙における個人情報の取扱条件を定めるものである。
(以下、ダウンロードすると全文をご確認頂けます)
この覚書の重要ポイント
個人情報の提供者側としては、受領者側で個人情報が不当に流出することになると、提供者として自らの責任を問われるリスクがあります。
そのため受領者側に対しては、
- 管理責任者を明らかにし、
- 適切な管理方法を遵守させ、
- 管理状況を見学できるものとし、
- 受領者側に個人情報流出対策を取ることの重要性を明示し、
- 牽制の意味でも、具体的な個人情報の取り扱い（第3条、第5条、第8条等）を定めておく
必要があります。
また、万が一個人情報が流出あるいは流出するおそれがある場合には、協力して対応にあたり、損害の拡大を防止する（第11条）とともに、損害賠償責任を受領者側に負わせることで注意喚起を促しておく必要があります。
また、個人情報の第三者提供においては、情報提供者側の書面による承諾を必要とすることで、監視の目を受領者側に行き届かせる意味があります（第5条、第9条等）。
覚書を締結する際の注意点
覚書を利用する際は、事前に2通用意し、それぞれに当事者が署名・捺印します。その上で各自1通ずつ手元に置いて保管するのが原則です。
また、覚書が国税庁が定める課税文書のルールに当てはまる場合、収入印紙を貼る必要があります。
なお本フォーマットは大きく内容を変えないかぎりは課税文書にあたらないので、収入印紙は必要ありません。
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本覚書を利用する場合、事前に取り決めておくべき外部セキュリティ管理体制や、もし情報漏洩が発生した場合の具体的な対応手順についてのガイドラインがあれば教えてください。
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覚書に記載する「管理責任者の明確化」について、具体的にどのような情報を盛り込むべきか、そしてその役割と責任範囲について具体的に教えていただけますか？
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覚書を使わず、既存の契約書の中に個人情報保護に関する条項を含めるだけでは不十分な場合、その理由とリスクについて具体的に説明してください。また、覚書を別途作成するメリットについても教えてください。
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甲乙双方で管理状況の見学を可能とする場合、どのようなポイントに留意すべきでしょうか？見学の頻度や方法など具体的なガイドラインがあれば教えてください。
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覚書に基づき、受領者側に個人情報流出対策を求める際、具体的なセキュリティ対策や体制をどのように設定し管理すれば良いのか、実例やベストプラクティスを教えてください。
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万が一、個人情報が流出した場合の協力対応について、具体的にどのような応急措置や対策を取るべきか、また、その際の役割分担について詳しく教えていただけますか？
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この覚書を利用して個人情報の提供を行う場合、受領者側の社内教育やスタッフの意識向上を図るための効果的な方法やトレーニングプログラムについて教えてください。
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覚書締結後に新たに採用される従業員や契約者にも本覚書の内容を遵守させるためにどのような手続きを踏むべきか、具体的なプロセスを教えていただけますか？
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第三者提供に関して書面による承諾を必要とする具体的な場面や状況について例示いただけますか？また、その際の承諾書の求め方や保管方法についても知りたいです。
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